6 ปัญหา Common ของงานบริษัท (ของผม)

แน่นอน การทำงานย่อมมีขึ้นมีลง อุปสรรคมากบ้างน้อยบ้างเป็นบางเวลา เพราะโลกแห่งความเป็นจริงไม่สามารถควบคุมปริมาณงานเข้าให้มาแบบพอดีได้ งานแต่ละชิ้นเมื่อ Breakdown งานย่อยแล้วก็มีรายละเอียดไม่เท่ากันอีกต่างหาก สิ่งนี้เกิดขึ้นในสิ่งแวดล้อมของผม แต่จะพยายามเขียนให้เป็นกลางไว้เพื่อใช้ในการตัดสินใจครับ

1) ผู้บริหารใช้อารมณ์ตัดสินใจ
Emotional หรือการใช้อารมณ์เป็นเหตุปกติในวิถีการดำรงชีวิต แต่ในส่วนของการทำงานการใช้อารมณ์ของตนเองชั่วขณะนั้นในการตัดสินใจย่อมเปลี่ยนรูปการณ์ของการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ แม้ว่าผู้บริหารที่ผลักดันงานได้ต้องมีความ Agressive อยู่ในตัว แต่แนวทางในการผลักดันเพื่อให้งานบางอย่างก้าวไปข้างหน้าให้เร็วขึ้นมีวิธีการโดยใช้ศาสตร์ของการบริหารทรัพยากรบุคคลมาประยุกต์ใช้ ดีกว่าการใช้อารมณ์ฟาดลงไปที่โต๊ะเพียงอย่างเดียว

2) องค์กรบริหารโดยขาดธรรมาภิบาล
แนวคิดในการบริหารงานแบบองค์กรธรรมภิบาลต้องใช้องค์ประกอบหลายอย่างที่จะทำให้เกิดขึ้นได้ นอกจากผู้บริหารต้องมีแนวคิดนี้แล้ว หัวหน้าแผนกสำคัญต่างๆก็ต้องมีความเข้าใจในหลักธรรมาภิบาลด้วย ซึ่งช่วยให้การตัดสินใจที่มีความสำคัญสูงๆ สามารถปฏิบัติจริงได้สอดคล้องกับข้อเท็จจริง (Realistic) และนำไปสู่การปฏิบัติได้ หากแต่องค์กรที่หัวหน้าแผนกเกรงใจต่อการตัดสินใจของ CEO แล้วไม่คัดค้านย่อมส่งผลเสียต่อการปฏิบัติ ที่นอกจากจะไม่ช่วยลดปัญหาแล้ว ยังเป็นการซ่อนปัญหาไว้ใต้พรมและรอปัญหามันล้นขึ้นมาให้เห็นเอง

3) Column Working Style
การจัดวางแผนกงานถือเป็นเรื่องดีที่ แต่ถ้าแผนกแต่ละส่วนไม่ได้ทำงานร่วมกันเพื่อตอบโจทย์ขององค์กรก็ไม่เป็นประโยชน์ อีกทั้งงานยังเกิดความซ้ำซ้อนในเรื่องย่อยๆ เป็นจริงอยู่ที่แต่ละฝ่ายจะต้องถือความรับผิดชอบหลัก เช่น บัญชี, การเงิน, จัดซื้อ, บุคคล, IT แต่ในภาพรวมการทำงานเมื่อมีปัญหาในโครงการกลับที่จะหลีกเลี่ยงการให้ความช่วยเหลือซึ่งกันและกัน แต่จะพยายามค้นว่าใครเป็นสาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อจะลดแรงกดดันในแผนกตนเองลง

4) รู้มาก เหนื่อยมาก, แต่โง่ไม่ผิด
หลายครั้งที่การมอบหมายงาน จะทำผ่านเฉพาะบุคคลที่มีความคล่องตัวหรือมีทักษะการทำงานดี ยิ่งทำเสร็จได้เร็วมาก หรือดีมาก ก็จะได้รับ Assignment ต่อไปเร็วขึ้น มากขึ้น และยากขึ้นตามลำดับ ซึ่งในที่สุดการทำงานผ่านบุคคลก็จะเกิดความล้า (Exhaustion) และหลุดจากระบบไปโดยอัตโนมัติ การบริหารจัดการกำลังคนแบบยั่งยืนจึงควรจะบริหารผ่านแผนกและมีเครื่องมือง่ายๆในการวัด Workload ที่เหมาะสมโดยไม่เป็นภาระกับผู้ปฏิบัติงานมากจนเกินไป ต่างจากบุคคลที่พยายามเลี่ยงงานโดยการให้ความเห็นว่าไม่รู้วิธีทำหรือทำไม่ได้ ซึ่งจะได้รับงานที่เป็น Routine และปฏิบัติงานนั้นง่ายกว่า

5) CEO หลายมือ เลยขาด Vision และ Objective
การกำหนดผู้บริหารระดับสูงหลายคนในทางที่ดีคือ balance เวลาทำให้เกิดความรวดเร็วในการตัดสินใจ แต่ไม่ใช้การควบคุมการจัดการแบบคำสั่งจาก board บริหาร ทำให้เกิดความขัดแย้งเชิงนโยบาย และส่งผลให้การ breakdown สู่ขั้นตอนปฏิบัติต้องทำแบบสับสน เพราะผู้บริหารอาจจะให้ความสำคัญ (priority) ของโครงการแต่ละเรื่องไม่เหมือนกัน ผลที่ได้คือการปฏิบัติและผลงานที่เกิดจะถูกต้องกับ CEO ท่านหนึ่ง และไม่ถูกใจ CEO อีกท่านหนึ่งเสมอ ความไม่เป็นเอกภาพของการตัดสินใจในด้านการบริหารระดับสูงสามารถแก้ไขได้โดยการวางกรอบ Vision ขององค์กรที่ board เห็นชอบแล้ว ดังนั้นผู้ปฏิบัติที่ทำการ prioritize งานได้ตรงตามกรอบวิสัยทัศน์และวัตถุประสงค์ของเป้าหมายองค์กร จะสามารถอ้างอิงถึงความชอบธรรมในการปฏิบัติได้ด้วย และผู้ทำงานที่ถูกต้องตามแนวทางก็จะได้รับความมั่นใจและความไว้วางใจติดตามมา

6) ผู้ปฏิบัติสวมหลายหมวก และการหลุด Focus
เฉพาะในบางองค์กรที่ต้องการ Utilize ผู้ปฏิบัติงานให้เกิด Productivity มากที่สุด การกำหนดเนื้องานรับผิดชอบหน้าเดียวอาจจะใช้เวลา 8 ชั่วโมงต่อวันไม่เต็มที่ การมอบหมายงานคู่ขนานในทางที่ดีคือผู้ปฏิบัติได้เกิดการ rotate การทำงาน ประยุกต์ หรือปรับขั้นตอนให้เกิดความเบื่อหน่ายลดลง แต่หากการมอบหมายงานคู่ขนานที่มอบหมายอย่างไร้การควบคุมโดยที่มีเวลาจำกัด (Time constraint) จะส่งผลให้ทีมงานทำผ่านไปโดยมีข้อผิดพลาดแฝงอยู่ เพราะมีความเป็นไปได้ที่บุคคลจะถือ 5 โครงการ แต่ในจุดที่มีเวลาบังคับ การเลือก Task ย่อยของโครงการใดก่อนจะทำให้ผิดที่ไม่ทำ 4 โครงการที่เหลือทันที การทำ Meeting ย่อยในทีมเพื่อปรับ Focus ของโครงการที่ทำคู่ขนานมีความจำเป็นมากในทีมงานที่ทำหลายด้านไปพร้อมกัน

ในฐานะคนทำงาน สิ่งที่ต้องระลึกไว้เสมอคือ งานใดไม่มีอุปสรรคเลยจะไม่สามารถทำให้เราก้าวหน้าขึ้นไปได้ และ การหาปัญหาให้เจอไม่ได้ดีเท่าการหา Solution ในการแก้ปัญหาให้เจอ

Mr.JingJun