ทำระบบส่ง Mail ได้เยอะๆ ไม่โดนเป็น Spam แนะนำแบบบ้านๆ

ผู้ให้บริการ e-mail server หรือผู้ดูแลระบบองค์กรขนาดใหญ่ ถ้าจะให้ประเมินว่าใหญ่ขนาดไหน เอาประมาณว่าเป็นองค์กรที่มีพนักงานระดับหลักพันคนขึ้นไปก็แล้วกัน ถ้ามีระบบ e-mail ภายใต้ชื่อ domain เดียวกันแล้ว จึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่ในแต่ละวันจะมี e-mail เข้าออกจากระบบมากถึงครึ่งแสนรายการ

ยิ่งไปกว่านั้น การที่มีผู้ใช้บริการมาก การทำงานในเชิงการสื่อสารธุรกิจด้วระบบ e-mail ก็ยิ่งสำคัญไม่แพ้กัน เพราะการใช้ระบบ e-mail ในการสื่อสารหรือแจ้งไปยังลูกค้าก็จะเกิดความรวดเร็ว และประหยัดค่าใช้จ่ายมากกว่าการส่งแบบกระดาษไปที่บ้านแน่นอน

จากประสบการณ์ที่เคยเป็นผู้ดูแลห่างๆ ของระบบ Mail server ให้กับสถาบันการเงินแห่งหนึ่งเคยพบว่า ระบบจะมีปัญหาเวลาส่ง e-mail บทวิเคราะห์หลักทรัพย์ให้กับลูกค้า โดยเฉพาะการส่งไปหาผู้ให้บริการเจ้าใหญ่อย่าง Gmail, Live Mail (Hotmail เดิม), หรือ Yahoo Mail ซึ่งพบว่า เมื่อมีการทยอยส่งไปแล้ว ตัวเครื่องผู้ให้บริการปลายทางจะหยุดรับเป็นการชั่วคราว เพราะปริมาณ e-mail ต่อชั่วโมงเต็มพิกัด หรือ ไม่ก็ถูกตอบ Error ว่ากำลังเข้าข่ายจะเป็น Spam เลยถูก Block ไว้ก่อน

ปัญหานี้เลยเป็นกรณีศึกษาที่ดี เพราะเอกสารประเภทบทวิเคราะห์กว่าจะเขียนได้ก็ต้องช่วงค่ำก่อนเปิดตลาดหุ้นวันใหม่ ถ้าส่งช้ากว่า 10.00 น. ก็ไม่ทันการ เพราะผู้รับก็คงอยากจะอ่านก่อนเปิดตลาด จึงจะสามารถตัดสินใจวางราคาได้ถูกต้อง การแก้ไขปัญหาโดยการทยอยส่ง e-mail นั้นจึงทำไม่ได้ ยังไงก็ต้องดันทุรังส่งๆไปก่อน ได้บ้างไม่ได้บ้างก็ยังดี

วิธีการแก้ไขปัญหาจากข้อแนะนำของผู้ให้บริการ Mail แต่ละเจ้าก็จะมีข้อเสนอแนะที่ต่างกันออกไป แต่ในหลักการที่ใช้กันโดยปกติจะใช้ 2 วิธี ดังต่อไปนี้

1) การเพิ่มข้อมูลให้กับ Name Server ในส่วนของ SPF Record เพื่อให้สามารถทำ Reverse DNS Lookup ได้ ซึ่งการทำในส่วนนี้ ผู้ให้บริการจะทำการ reverse lookup ของ IP address ที่ส่งมาจากที่อื่น หากสามารถทำการ lookup ได้ตรงกันในชื่อ domain ก็ถือว่ามีความน่าเชื่อถือประมาณหนึ่ง ก็จะสามารถรับ e-mail ได้ กลไกนี้ใช้กับบริการของ Gmail และ Live Mail ได้

2) การร้องขอการทำ Bulk Mail สำหรับกรณีที่ Mail Server ของเราไม่ได้มีคน หรือมีผู้มีอำนาจในการทำการแก้ไขในระดับ DNS ให้ ทางผู้ส่ง e-mail จะต้องไปพิมพ์แบบคำขอทำ Bulk Mail (Bulk Sender Request) กับผู้ให้บริการปลายทางโดยตรง โดยจะต้องไปเพิ่มชื่อองค์กร, เหตุผล, IP และชื่อ Domain ของผู้ส่ง การพิจารณาอาจจะได้ผลหรือไม่ได้ผลก็ได้ และต้องใช้ระยะเวลาประมาณหนึ่ง กลไกนี้ใช้กับบริการของ Yahoo Mail

สิ่งสำคัญของ Mail server ฝั่งเราคือ อย่าให้ถูกขึ้นในรายชื่อ Blacklist เด็ดขาด เพราะไม่ว่าจะทำรายการต่างๆถูกต้อง แต่การที่มีชื่อในฐานข้อมูล Blacklist เพียงไม่กี่เจ้า ระบบเราก็สามารถโดนระงับการส่ง Mail ไปหาปลายทางตั้งแต่เริ่มแน่นอน

ทั้งสองวิธีจึงเป็นแนวทางในการ implement ระบบ ให้รองรับการส่ง mail ในปริมาณที่สูงขึ้น โดยไม่ต้องขึ้นไปพึ่งพา Solution ของระบบงานในระดับใหญ่ๆแพงๆได้ ซึ่งอาจจะพอช่วยองค์กรประหยัดงบประมาณในด้านนี้ไปได้บ้าง จึงเป็นข้อแนะนำแบบบ้านๆในรอบนี้ครับ

Written by Tiwakorn Laophulsuk