เมื่อต้องทำงาน 8 ชั่วโมงต่อวันเป็นอะไรที่ง่ายมากถ้าเราไม่ต้องใช้การสื่อสาร โดยเฉพาะกลุ่มงานที่เอาไว้ทำซ้ำ (Routine Work) และพวกงาน key เอกสารเข้าระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งไม่มีความจำเป็นต้องเข้ามาประชุมหรือสื่อสารอะไร นอกจากบอกว่าเสร็จแล้วหรือยัง หรือวันนี้ป่วยรึเปล่า
การสื่อสารภายในองค์กร ถ้าจะเอาตามประสบการณ์ทำงานมาแล้วก็จะเป็นแค่การบอกข้อมูลให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเกิดความเข้าใจ และนำไปสู่วิธีการปฏิบัติได้ ดังนั้นถ้าเราขาดขั้นตอนแรกคือการสื่อสารที่เข้าใจแล้ว ยังไงการปฏิบัติมันก็จะต้องไม่ได้เป็นผลในแนวทางที่ควรจะเป็น ซึ่งเข้าข่ายฝ่ายสนับสนุนหรือผู้ที่ต้องร่วมมือด้วยก็ต้องคิดเองทำเองนั่นแหละ
ด้วยปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น แต่จำนวนคนเท่าเดิม ทุกฝ่ายก็จะหาวิธีการที่ง่ายและเร็วที่สุดในการสื่อสาร จากเดิมที่ใช้ mail, มีการโทรย้ำ, การใช้ memo ก็ปรับเปลี่ยนไปเป็นการโทรไปบอกอย่างเดียว ซ้ำร้ายหน่อยก็คือเดินไปบอกแล้วก็ปัดตูดไปเลยโดยไม่รู้ด้วยซ้ำว่าอีกฝ่ายจะมีข้อมูลตอบรับหรือเข้าใจมากน้อยแค่ไหน โดยอ้างแค่ว่า "งานยุ่งอยู่ ขอบอกไว้แค่นี้ก่อน"
โครงการหลายอย่างที่ต้องทำงานร่วมกันจากหลายส่วน ควรจะเพิ่มการสื่อสารด้วยการทำ mini-meeting ที่มีหัวข้อพูดคุยชัดเจน ที่ทำเวลาได้รวดเร็ว, หรือนำเสนอ process summary ให้แผนกอื่นรับทราบ, หรือถ้าจะให้งานนี้สั้นลงไปอีก ก็ทำ task list แล้วส่งมอบให้ผู้เกี่ยวข้องไปโดยตรงเลย
คนที่จะดูแลจัดการการสื่อสารได้ต้องเริ่มต้นที่เฉพาะบุคคลที่ต้องมีประสบการณ์ในการทำงานร่วมกับผู้อื่นมาประมาณหนึ่ง เพียงพอที่จะเข้าใจการบริหารจัดการสื่อสารเองได้ หรืออาจจะต้องมีหัวหน้างานคอยชี้นำหรือเสนอแนะกระบวนการสื่อสาร เพื่อฝึกฝนขั้นตอนการสื่อสารอย่างไรให้อีกฝ่ายเข้าใจ รวมถึงขั้นตอนการรับเรื่องเพื่อที่จะให้อีกฝ่ายทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น
แต่ประการสำคัญคือเนื้องานที่แต่ละคนทำจะเป็นปัจจัยสำคัญในการผลักดันวิธีการสื่อสาร การจัดสรรค์ปริมาณงานที่เหมาะสมกับผู้ปฏิบัติหรือผู้จัดการจึงเป็นหน้าที่ที่บุคคลในระดับบริหารจะต้องรู้จักวางแผน เพราะใน 8 ชั่วโมงการทำงาน ไม่ได้เป็นแค่เรื่องของเนื้องานอย่างเดียว เพราะมันมีเรื่องการสื่อสารที่อยู่ในเวลางานตรงจุดนี้ด้วย การบริหารเนื้องานและการสื่อสารที่เหมาะสมจะช่วยให้ทีมงานสร้างสรรค์ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพต่อองค์กรได้
Written by Tiwakorn Laophulsuk
No comments:
Post a Comment
Give a comment ...