อู้ยตาย ส่ง e-mail ผิดซอง ป้องกันด้วย Draft ดีกว่า

คนทำงาน Office ไม่ว่าจะทั้งภาคเอกชน, ราชการ หรือแม้แต่อาชีพอิสระ หากมีงานที่ต้องทำมากๆ เป็นลายลักษณ์อักษรแล้ว ก็คงต้องผ่านระบบ e-mail และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง เคยไหมที่ส่ง e-mail แล้วมันดันส่งไปในแบบที่เราไม่ต้องการ

การ save as draft รองรับในทุกๆโปรแกรมที่ไว้ส่ง mail ได้

Blog นี้เกิดเพราะมีแรงบันดาลใจจากมีเจ้าหน้าที่น่าจะในโรงพยาบาลบึงกาฬ ส่ง e-mail งบการเงิน ของปีงบประมาณ พ.ศ. 2555 มาให้ แม้ว่าเราจะตอบ mail กลับไปแล้วว่าผิดคน แต่ก็ยังหลุดส่งเรื่องอื่นมาอีกแหละ ก็เลยขอเอามานำเสนอหน่อย ไหนๆเขาก็ส่งมาแล้วก็เลยคิดได้ว่าถ้ากรณีที่บางคนไม่ได้ตั้งใจส่ง แต่มันส่งผิดไปจริงๆล่ะจะป้องกันได้ไหม แล้วใช้โปรแกรมอะไรช่วยป้องกัน

หากการพิมพ์ชื่อ e-mail ผิดก็เป็นเรื่องที่ปกติ แต่ปัญหาแทรกซ้อนที่เกิดคือการส่ง mail ไปยังผู้รับที่มีปลายทางจริงแต่ไม่ใช่เนื้อหาที่เราต้องการ บางทีก็ไป cc คนที่ไม่อยากให้เห็น เรียกขานปัญหานี้ว่า "mail ลั่น" ซึ่งการแก้ไขปัญหานี้มีบางผู้ให้บริการ เช่น Gmail มีระบบป้องกันการลั่น โดยให้กดปุ่ม undo เพื่อยกเลิกการส่ง mail ที่เพิ่งกดไปในระยะเวลาไม่เกินที่กำหนด แต่ไม่เกิน 30 วินาทีโดยประมาณ


จะง่ายกว่าไหม ถ้าเราไม่ต้องเสียเวลาหรือตกใจกับปัญหา mail ลั่น เพียงแค่ปรับวิธีปฏิบัตินิดหน่อย โดยใช้การ Save as Draft ให้เป็นนิสัย ซึ่งการ save draft เป็นแค่การเก็บ mail ที่ร่างเอาไว้เพื่อรอกดส่ง ซึ่งทำให้เรามีเวลาทบทวนก่อนการส่งได้มีเวลาตรวจทานเหลือเฟือ

แม้ว่าปลายทางอาจจะได้รับ e-mail ล่าช้าไปเล็กน้อย แต่การ Save draft เหมาะกับผู้ที่มี e-mail ที่ต้องส่งไปปลายทางจำนวนมากๆ เช่น ชั่วโมงละ 5-15 mail ที่ต้องนั่งพิมพ์ เป็นการง่ายมากที่เราจะลืมโน่นลืมนี่ได้ เช่น ลืมแนบไฟล์, ลืมใส่ชื่อ, ลืม cc เจ้านาย, หรือพิมพ์ที่อยู่ปลายทางเป็นคนละคน การอ่าน draft สั้นๆอีกครั้งก่อนกดส่ง ช่วยให้ปัญหาความผิดพลาดเราน้อยลงได้เป็นอย่างมาก ช่วยลดเวลาในการพิมพ์ mail ขอโทษขอโพยหรือไปแก้ไขอีกครั้ง

แค่เปลี่ยนกระบวนการทำงาน ไม่ต้องเสียเวลาไปหาโปรแกรมอะไรมาช่วย สบายใจเหมือนกันนะครับ

Written by Tiwakorn Laophulsuk